کار دفتر - چه چیزی است؟ کار دفتر و گردش سند

موفقیت عملکرد بسیاری از سازمانها بستگی به کار درستی دارد. هر کارمند و حتی بیشتر باید کار دفتر را درک کنید. چه چیزی، ویژگی های آن، انواع اصلی و چه چیزی در هنگام سازماندهی گردش کار در نظر گرفته می شود؟

مفاهیم پایه

هر شرکت بدون در نظر گرفتن وضعیت و تعداد کارکنان، در طول فعالیت های خود، تعداد زیادی از اسناد را تولید و پردازش می کند. همه آنها مربوط به اسناد سازمانی و اداری است. مفاهیم اصلی در این زمینه عبارتند از: کار اداری و گردش سند.

کار دفتر کار نوعی فعالیت است که تضمین ایجاد اسناد رسمی نامیده می شود و کار با آنها را سازماندهی می کند. به نوبه خود، مدیریت اسناد به عنوان نوع فعالیتی است که هدف آن سازماندهی حرکت اسناد در شرکت از زمانی که آنها ایجاد شده یا دریافت شده تا لحظه تکمیل کار با آنها (ارسال به آدرس، تحویل به آرشیو)، درک شده است.

اغلب برای کار دفتر، این سازمان یک یا چند کارمند را که پروسه را کنترل می کنند، اختصاص می دهد.

هیچ سازمانی نمی تواند مستقل از قانون باشد. این گردش کار و گردش سند را تنظیم می کند. سوالات در این زمینه توسط منشی، بایگانی و کارمندان بخش کارکنان حل می شود.

کار دفتر بر پایه ثابت کردن داده ها از طریق ایجاد مقاله یا عمل الکترونیکی است. در این راستا جریان سند وجود دارد، یعنی حرکت یک سند از زمان ایجاد و پایان دادن به اجرای آن است. گردش سند را می توان به داخلی و خارجی تقسیم کرد.

گردش مالی داخلی مدارک توسط مراحل زیر نشان داده شده است:

1. توسعه پیش نویس سند.
2. هماهنگی با مدیریت
3. امضای سند
4. ثبت سند: تاریخ و شماره (پس از انتشار سند آن را پذیرفته اعدام می داند).
5. آوردن اطلاعات به مخاطب و کنترل
6. اعدام
7. انتشار سند تکمیل شده
8. از بین بردن یا آرشیو کردن مقالات که منقضی شده اند.

گردش مالی خارجی شامل مراحل زیر است:

1. دریافت سند در شرکت.
2. ثبت اسناد دریافتی (لازم است کنترل اعدام اسناد) باشد.
3. کار با مکاتبات: آشنائی، اعدام.
4. پاسخگویی در صورت لزوم
5. بایگانی یا تخریب

در رابطه با مدیریت، جریان سند:

• صعودی (از زیردستان به رئیس)؛
• نزولی (از کارفرمایان به زیردستان)؛
• افقی (بین زیردستان).

هر حرکت هر سند باید در یک مجله ویژه ثبت شود. این می تواند یک دفترچه یادداشت، یک کارت سند، یک مجله الکترونیکی و غیره باشد

چه کسی مسئول است

برخی از کارکنان به هیچ وجه وارد دفتر نمی شوند. دبیرخانه به خوبی می داند، زیرا این وظیفه مستقیم او نظارت بر گردش سند در سازمان است. دبیرخانه باید انجام وظایف اصلی تأمین دفتر را با اسناد انجام دهد. با توجه به فرم و ویژگی کار، گردش کار را می توان به:

1. متمرکز کل دبیرخانه در یک بخش قرار دارد و به یک رئیس واحد وابسته است. این می تواند یک وزیر ارشد یا کارمند باشد.
2. تقسیم بندی شده دبیرخانه، و همچنین آن دسته از کارکنانی که می توانند وظایف خود را انجام دهند، در بخش های مختلف شرکت مشغول به کار هستند و به سرپرست های مختلف وابسته هستند.
3. مخلوط این اغلب در شرکت های بزرگ یافت می شود. سازماندهی کار دفتر به طور مستقیم بستگی به نوع دبیرخانه تصویب خواهد شد.

در سازمان های کوچک، کارکنان کارکنان می توانند توسط هر کارمند که وظیفه این وظیفه را اعطا می کند، یا خود مدیر انجام شود. اگر این کارکردها توسط یک کارمند در یک قرارداد کاری تجویز نشوند، پس برای اجرای آنها لازم است توافق اضافی را که در آن مشخص می شود صادر کنند، و همچنین میزان جبران خسارت برای انجام وظایف کارمند را نشان می دهد.

دستورالعمل

صرف نظر از اندازه شرکت و شکل آن، مدیر نباید در دسترس بودن دستورالعمل های نگهداری ضبط شود.

دستورالعملی نه تنها یک اقدام قانونی است که اجازه می دهد تا کار اداری ایجاد شود. آن چیست؟ این یک سند داخلی از شرکت است که توسط یک نظم مدیریتی که ضمانت اجرایی ندارد تایید شده است.

در اینجا مراحل اصلی جنبش اسناد تجویز می شود، یک لیست از مقامات مجاز به امضای یک سند داده می شود، نمونه ای از پر کردن و پر کردن فرم ها داده می شود.

مدیریت منابع انسانی

اجازه دهید کارکنان دفتر کار را در نظر بگیریم. آن چیست؟ اگر حداقل یک کارمند در سازمان وجود داشته باشد، سپس اسناد مربوطه برای او الزامی است.

در جریان کار کادر، حرکت اسناد ویژه مربوط به کار شهروندی را درک می کند. در بسیاری از موارد نگهداری این نوع مستندات به اداره کارکنان سپرده شده است. آنها باید از کارمند مدارک دریافت کنند، آنها را طبق قوانین مقررات، پردازش و ذخیره کنند. علاوه بر این، وظایف آنها شامل پردازش اطلاعات شخصی، از جمله داده های مخفی است.

رکورد کارکنان به طور جداگانه از کلیه، با رعایت قواعد محرمانه، انجام می شود.

بهینه سازی

در عصر تکنولوژی و کامپیوتر، شرکت های زیادی وجود دارند که نه تنها کوچک نیستند، بلکه همچنان به انجام کارهای کاغذی می پردازند. اسناد ثبت نام هنوز در مجلات معمولی ثبت شده و نامه ها از طریق پست ارسال می شوند.

این، در درجه اول، ناشی از بی میلی کارکنان برای بازآموزی است، و در مرحله دوم، همه افراد دارای پشتیبانی مالی نیستند. اما هر مدیر باید درک کند که سرمایه گذاری های قابل توجه در بهینه سازی در آینده می تواند هزینه های شرکت را به طور قابل توجهی کاهش دهد.