Nomenclature در دفتر کار چیست؟

برای انجام کار اداری به درستی، شما باید بدانید که نامگذاری چیست. طبق تعریف، nomenclature یک لیست از قطعات، مواد و سازه هایی است که توسط تولید مورد استفاده قرار گرفته است، بر اساس یک سیستم خاص جمع آوری شده است. هنگام جمع آوری چنین لیستی، هر کدام از مواد ذکر شده دارای کد اعداد، حروف یا ترکیبی از الفبا و عددی هستند - شماره نامگذاری.

در مديريت پرونده، فهرست بندي پرونده ها، فهرستي از مقالات (يا پرونده ها) است كه در محتواي نظام مند است كه در طول يك كار سازمان تنظيم مي شود. این طبقه بندی تعیین می کند که چه مدت کاغذ بایستی حفظ شود و چه منظور ثبت نام شود. برای مثال، در مدرسه های دبیرستان (ژیمناستیک) مجلات مدرسه توسط معلم سر 5 سال پس از فارغ التحصیلی نگهداری می شوند.

توابع اصلی

وظیفه اصلی در تدوین فهرست مندرجات پرونده ها این است که کار دستگاه اداری را کامل تر و کارآمد تر کند تا خلاصی از بروکراسی را از بین ببرد. راه حل سریع و کیفی بسیاری از مشکلات، فعالیت کل سازمان اغلب به ترتیبی که در آن اسناد ذخیره می شود، بستگی دارد، به آسانی می توانند براساس تقاضا پیدا شوند، به گونه ای که آنها مرتب و منظم طبقه بندی شوند. طبقه بندی صحیح اجازه می دهد تا نه تنها به سرعت به کار با اسناد، بلکه کار را با آرشیو ها و آرشیو ها را تسهیل می کند.

بیایید به نمونه هایی از آنچه که nomenclature از موارد است نگاه کنیم و در چه زمینه هایی بیشترین کارایی را داشته باشیم.

• سیستماتیک اسناد - زمانی که اسناد در هر مورد مورد استفاده قرار گرفت (تهیه قراردادها، ترتیب معاملات، تکمیل پرونده جنایی، برنامه ریزی گزارش بخش و غیره)، و سپس از استفاده فعال خارج شد، طبق nomenclature، آنها در سازمان ها در یک نظم خاص ذخیره می شوند . این موضوع در مورد هر دو اسناد کاغذی و اسناد الکترونیکی ذخیره شده در پایگاه داده رایانه است.
• محتوا اطلاعاتی در مورد مدت زمانی که سند باقی مانده است، تا چه حد می تواند موثر باشد. هر مورد موجود در nomenclature شرایط خاصی برای حفظ اسناد موجود در آن دارد. سند ارزشمندتر و مهمتر، طولانی تر خواهد شد. به عنوان مثال، هنگام کار با اسناد در مورد، آنها آنها را بلافاصله ارزیابی می کنند - نوعی معاینه ارزش. این کمک می کند و با کسب و کار کار می کند.
• تضمین نمایندگی موارد نامطلوب پرونده اغلب در روند ثبت نام اسناد استفاده می شود و شاخص نامطلوب پرونده به عنوان بخشی جدایی ناپذیر از شماره ثبت اسناد می شود. این می تواند در هنگام جمع آوری موجودی مشاهده شود، زمانی که یک موجودی در کارخانه یا در موسسه اتفاق می افتد.
• هنگام ارزیابی ساختار سازمانی موسسه و غیره، مرجع نقش را ارزیابی می کند.
• در کار دفتر، اساس موجودی موارد با دوره دائمی یا موقت ذخیره و حسابداری اسناد در نظر گرفته می شود.
• به عنوان یک نمونه، یک طرح برای ایجاد کابینت فایل و مرجع به اسناد مورد استفاده مورد استفاده قرار می گیرد.

بدین ترتیب، دانش خوبی در مورد اینکه چه نیازمندی و مهارت در کار با آن در هر سازمانی یا موسسه در شرکت لازم است. این طبقه بندی باید تمام فعالیت مستند سازمانی را پوشش دهد.

طبقه بندی نامتقارن

این اصطلاح دارای استانداردهای و الزامات خاصی برای طراحی است و نمی توان آنها را نقض کرد. آنها در روش های خاص و دستورالعمل های مربوط به ثبت نگهداری می شوند.

به طور معمول سه نوع اصطلاحات تجاری تقسیم می شود:

• معمولی
• تقریبی
• فردی که برای یک سازمان خاص طراحی شده است.

یک طبقه بندی معمول، از عنوان عنوان روشن است - اسناد قانونی است، آنها مجموعه ای از موارد مورد استفاده در سازمان های مشابه نوع ایجاد می کنند.

یک نرمافزار نمونه در نظر گرفته شده است تا ترکیب تقریبی موارد ایجاد شده در دفتر سازمان را که در آن این nomenclature توزیع شده است، ایجاد کند. چنین نمونه هایی از مدیریت اسناد هنجاری نیست، بلکه توصیه می باشد. یکی از ویژگی های متمایز این است که در اسناد این نوع شاخص ها نشان داده شده است.

نرمافزارهای رسمی و نمونه ای توسط سازمانهای سطح بالا برای سازمانهای وابسته آنها توسعه داده شده است.

نام مستعار فرد - به طور خاص برای یک سازمان خاص و با توجه به خاصی از فعالیت های آن است. نمونه به طور نمونه یا نمونه نمونه برای نمونه گرفته شده و تغییرات لازم در آنها ساخته شده است.