جدول خلاصه اکسل: چگونه برای ایجاد و کار؟ کار با اکسل PivotTables

بسیاری از کاربران اداری اغلب هنگام تلاش برای ایجاد و ویرایش اسناد اداری با مشکلی مواجه هستند. اغلب این به دلیل این واقعیت است که شرکت ها از چند برنامه اداری استفاده می کنند، اصول کار که در آن می تواند تا حد زیادی متفاوت باشد. به خصوص مشکلات زیادی می تواند یک صفحه گسترده اکسل ایجاد کند.

خوشبختانه MS Office 2010-2013 به تازگی ظاهر شد، که نه تنها شامل تعدادی از برنامه های به روز شده برای پردازش فایل های متنی، جداول، پایگاه های داده و ارائه، بلکه اجازه می دهد تا چندین کارمند به طور همزمان با آنها کار کنند، که در محیط شرکت بی ارزش است.

چرا نسخه های جدید؟

برای درک این موضوع، شما باید همه تغییرات مهم را که در این مجموعه اداری رخ داده است تصور کنید.

همانطور که قبلا، اکسل دومین برنامه محبوب است که اجازه می دهد تا نه تنها جداول ساده ایجاد کنید، بلکه حتی پایگاه های پیچیده ای را ایجاد کنید. همانند سایر اجزای، دکمه "دفتر" به آن اضافه شد، با کلیک کردن بر روی آن می توانید سند را در فرمت مورد نیاز خود ذخیره کنید، آن را تغییر دهید، یا اقدامات لازم را برای حفاظت از آن تعیین کنید. ماژول امنیت سند به طور قابل توجهی به روز شده است.

همانطور که برای مهم ترین تغییرات در اکسل، ما باید تصحیح بسیاری از خطاها در فرمول ها را یادآوری کنیم، به همین دلیل در نسخه های گذشته اغلب در محاسبات بسیار اشتباه زیادی وجود دارد.

باید بگویم که نسخه جدید بسته فقط مجموعه ای از برنامه های اداری نیست بلکه یک ابزار قدرتمندی است که مناسب برای حل وظایف بسیار پیچیده است. همانطور که می توانید درک کنید امروز ما یک صفحه گسترده اکسل را در نظر می گیریم.

این چیست و چه چیزی برای آن است؟

مهمترین تغییر در نسخه های جدید "دفتر" رابط کاربری آنها به طور کامل طراحی شده است، که سازندگان Ribbon (نوار) نامیده می شود. در نوارها، تمام 1500 تیم به راحتی به دسته بندی گروه بندی می شوند، بنابراین شما مجبور نیستید برای مدت طولانی آنها را جستجو کنید. به منظور تکمیل کامل این پارامترها، توسعه دهندگان افزوده شده به اکسل نیز بهبود یافته به جدول خلاصه.

امروز اکسل "برای دیگهای بخار" را در نظر بگیرید. جداول محوری یک ابزار ویژه است که در آن نتایج یک فرآیند بصری گروه بندی می شوند. به سادگی با کمک آنها می توانید ببینید که چند محصول هر فروشنده برای تغییر شغل خود فروخته است. علاوه بر این، آنها در مواردی مورد نیاز است:

• محاسبات تحلیلی را برای نوشتن گزارش های نهایی آماده کنید.
• هر یک از شاخص های خود را به صورت جداگانه محاسبه کنید.
• گروه بندی داده ها را براساس نوع آنها انجام دهید.
• انجام فیلتراسیون و تجزیه و تحلیل عمیق داده های به دست آمده را انجام دهید.

در این مقاله، ما به روش های ساده ای برای ایجاد آنها نگاه خواهیم کرد. شما خواهید آموخت که چگونه یک صفحه گسترده اکسل کمک می کند ایجاد و تجزیه و تحلیل سری های زمان، ایجاد و تجزیه پیش بینی های دقیق تر.

سند دلخواه را ایجاد کنید

پس چگونه یک جدول محوری در اکسل ایجاد کنیم؟ اول، ما باید یک سند ساده را وارد کنیم که در آن داده ها را برای تجزیه و تحلیل بعدی آن وارد می کنیم. یک ستون باید یک پارامتر داشته باشد. بیایید ساده ترین مثال را بدست آوریم:

• زمان فروش
• کالاهای فروخته شده
• هزینه تمام فروش.

بنابراین، بین تمام پارامترها در هر ستون خاص، یک پیوند تشکیل می شود: فرض کنید که کفش های کتانی در ساعت 9 صبح فروخته شد، با سود n-rubles.

قالببندی صفحهگسترده

پس از تهیه تمام اطلاعات اولیه، مکان نما را در سلول اول ستون اول قرار دهید، نوار برگه «Insert» را باز کنید، سپس روی «جدول خلاصه» کلیک کنید. کادر محاوره ای بلافاصله ظاهر می شود ، که در آن می توانید موارد زیر را انجام دهید:

• اگر بلافاصله روی دکمه «OK» کلیک کنید، صفحه گسترده اکسل بلافاصله در یک صفحه جداگانه نمایش داده می شود.
• استنتاج کامل را سفارشی کنید.

در مورد دوم، توسعه دهندگان به ما توانایی تعیین طیف وسیعی از سلول ها را می دهند که اطلاعات مورد نظر نمایش داده می شوند. پس از آن، کاربر باید دقیقا همان جایی که جدول جدید ایجاد می شود تعیین کند: در یک موجود یا بر روی صفحه جدید ایجاد شده. با کلیک بر روی "OK"، شما بلافاصله یک جدول آماده در مقابل شما را ببینید. در این، ایجاد جداول محوری در اکسل تقریبا کامل است.

در سمت راست ورق، مناطقی هستند که با آن کار می کنید. زمینه ها را می توان به مناطق جداگانه کشید، پس از آن داده ها از آنها در جدول نمایش داده می شود. بر این اساس، جدول محوری خود در قسمت چپ فضای کاری قرار خواهد گرفت.

نگه داشتن فیلد "محصولات" با دکمه سمت چپ ماوس فشار داده شده، ما آن را به "نام خط" ارسال می کنیم و علامت "مجموع فروش" به همان شیوه به "ارزش ها" (در سمت چپ ورق) فرستاده می شود. این که چگونه می توانید مقدار فروش را برای کل دوره تحلیل شده دریافت کنید.

ایجاد و گروه بندی سری زمانی

برای تجزیه و تحلیل فروش برای فواصل زمانی خاص، شما باید موارد مربوط را در جدول خود وارد کنید. برای انجام این کار، به برگه «Data» بروید و سپس سه بار جدید را بلافاصله بعد از تاریخ وارد کنید. ستون را با نام محصول انتخاب کنید و سپس بر روی دکمه "Paste" کلیک کنید.

بسیار مهم است که تمام ستون های تازه ایجاد شده در داخل یک جدول موجود موجود با داده های اصلی قرار داشته باشند. در این مورد، شما نیازی به ایجاد جداول محوری در اکسل ندارید. شما به سادگی زمینه های جدید را با اطلاعات مورد نیاز اضافه کنید.

فرمول های مورد استفاده

به عنوان مثال، ستون های تازه ایجاد شده می تواند به نام "سال"، "ماه"، "ماه های سال" نامیده می شود. برای دریافت اطلاعات مورد علاقه ما، هر یک از آنها باید یک فرمول جداگانه برای محاسبه داشته باشند:

• در "سالانه" فرمول فرم را وارد کنید: "= YEAR" (با اشاره به تاریخ).
• ماه باید با عبارت "= MONTH" (همچنین با اشاره به تاریخ) تکمیل شود.
• در ستون سوم، فرمول فرم را وارد کنید: "= CLICK" (با اشاره به این یک سال و یک ماه).

بر این اساس، سه ستون با تمام داده های اولیه به دست می آوریم. حالا شما باید به منوی «خلاصه» بروید، با کلیک راست بر روی هر فضای آزاد در جدول با استفاده از دکمه راست موس، و سپس در منوی باز شده را انتخاب کنید «بروزرسانی». توجه کن! با دقت فرمولها را در صفحات گسترده اکسل بنویسید، زیرا هر گونه خطا منجر به پیش بینی نادرست خواهد شد.

چگونه فروش سالانه را تجزیه و تحلیل کنیم؟

باز هم، ما با کلیک بر روی دکمه سمت چپ ماوس را با استفاده از دکمه سمت چپ "Year" نگه داریم، سپس آن را به "نام ستون" بکشید، بعد از آن جدول خلاصه شروع به نمایش نتایج فروش نوع خاصی از محصول برای همه سالها می کند. و اگر شما همچنین باید فروش ماهانه را تجزیه و تحلیل کنید؟ به طور مشابه، ما "ماه" LMC را فشار می دهیم، آن را تحت ستون سالانه کشیدیم.

برای به دست آوردن دینامیک تصویری تغییرات ماهانه در سالها فروش، میدان "ماه" باید مستقیما به ستون سالی که قبلا به "نام ستون" منتقل شده است، بکشید. پس از اتمام این عملیات، جدول را در دید زیر مشاهده خواهید کرد:

• مجموع فروش یک محصول خاص برای کل سال.
• دینامیک فروش هر یک از آنها سالهاست.

ما داده ها را از مسئله حذف می کنیم

فرض کنید که از صدور، ما باید برای اکتبر داده ها را حذف کنیم، چون آمار کامل آن را نداریم. در جدول خلاصه ما "گزارش فیلتر" را دنبال می کنیم، سپس "سال سال" را به آن بکشید.

در بالای جدول یک فیلتر ظاهر می شود که در آن می خواهید علامت کادر «انتخاب چندین مورد» را انتخاب کنید. پس از آن، در لیست ظاهر می شود، جعبه را از اکتبر بردارید، سپس روی «OK» کلیک کنید.

بنابراین، شما می توانید عناصر را از فیلتر اضافه و حذف کنید، تجزیه و تحلیل واقعا مرتبط و ضروری را ایجاد کنید. این برنامه به طور خودکار شاخص هایی را برای آن ماهها که شما را مورد علاقه شما می کند، محاسبه می کند، بصری دینامیک تغییرات شاخص ها را نشان می دهد.

ما پیش بینی ها را محاسبه می کنیم

بگذارید سعی کنیم پیش بینی نتایج فروش را برای برخی از زمان ها به پیش ببریم. برای انجام این کار ابتدا باید کل کل را غیر فعال کنید تا اشتباهات را در پیش بینی تولید ایجاد نکنید.

برای انجام این کار، مکان نما را در قسمت Total Total قرار دهید، سپس بر روی دکمه «Delete total total» کلیک کنید. پس از آن ما یک بروزرسانی خودکار صفحه گسترده اکسل را انجام می دهیم همانطور که در بالا توضیح داده شد (روی دکمه سمت راست ماوس کلیک کنید، بروز رسانی را انتخاب کنید).

در نتیجه این داده ها از جدول خلاصه ما حذف می شوند. برای ساخت یک نمایش بصری از پیش بینی های فروش، ما مکان را در سالی که از آن می خواهیم فشار می دهیم قرار داده ایم و سپس با کلیک بر روی دکمه "Graph Model Forecast" با دکمه سمت چپ ماوس کلیک کنید.

پس از آن، یک برنامه زیبا و آموزنده به نظر می رسد که در آن نتایج پیش بینی شده از فعالیت خرید به شکل بصری بر اساس پیش بینی های مورد علاقه شما ارائه می شود. این باعث صرفه جویی در مصرف انرژی و صرفه جویی در هزینه می شود که می تواند برای خرید کالاهای مورد نیاز مورد استفاده قرار گیرد.

ما برای ایجاد یک جدول خلاصه از منابع داده دیگر استفاده می کنیم

وقت آن است که دروس پیچیده تر اکسل را در نظر بگیریم. جدول خلاصه می تواند بر اساس اسنادی که توسط سایر کاربران ویرایش شده است ایجاد شود.

عملکرد "ادغام" به ما در این امر کمک خواهد کرد. این برنامه به شما اجازه می دهد به طور خودکار متن سند و آدرس های لازم، نام ها و یا سایر اطلاعات لازم را برای ایجاد پیش بینی های شخصی، که در مورد ما مورد نیاز است، ادغام کنید.

تابع ادغام در نسخه های بعد Office، تقریبا بدون تغییر در Office 2003 باقی مانده است. با این حال، پرس و جو به پایگاه داده ها برای انتخاب منبع داده می تواند با استفاده از Query مایکروسافت انجام شود. برای دریافت داده ها از یک اکسل PivotTable، شما نیاز به دو اشیا دارید:

• سند اصلی حاوی اطلاعاتی است که شما نیاز دارید، و همچنین فیلدهای که برنامه Excel را نشان می دهد، چه اطلاعاتی باید در سند قرار گیرد. جدول اصلی یک سند استاندارد پردازنده جدول است، اما شما باید در کادر محاوره ای Mail Merge Helper مشخص کنید که آن باید به عنوان جدول اولیه استفاده شود.
• منبع داده حاوی اطلاعاتی است که برای پیش بینی کامپایل نیاز است. شما می توانید یک جدول جدید را همانطور که در بالا ذکر شد، ایجاد کنید.

هنگامی که روند ایجاد اسناد خلاصه رخ می دهد، برنامه یک نسخه را برای هر یک از پرونده های موجود در فایل منبع داده ایجاد می کند. این فایل ها را می توان به عنوان بخش های جداگانه ای از یک سند جدید نمایش داد و یا به عنوان بخش هایی از جدول محوری استفاده کرد.

فقط با کلیک بر روی زمینه مورد نیاز خود را با دکمه سمت چپ ماوس، و شما می توانید اطلاعات منبع را به جای نام فیلمی که در سند اصلی ظاهر می شود را ببینید. زمینه ها را می توان در هر جای سند قرار داد.

دسته بندی های مورد استفاده

همچنین در اینجا شما می توانید از رده ASK استفاده کنید، یعنی "درخواست"، و FILLIN، یعنی "fill"، NEXT و NEXTIF، ELSE. شما همچنین می توانید پارامترهای آن موارد پیش بینی شده ای که در جدول به پایان رسید نمایش پیکربندی کنید. شما می توانید رکورد مورد نیاز را با استفاده از یک فیلتر خاص یا به سادگی مرتب سازی داده ها، همانطور که در بالا ذکر شد، پیدا کنید.

هنگامی که شما آماده برای ایجاد یک اسناد اصلی هستید، کادر محاوره ای Merge کاربر را قادر می سازد تا قبل از وقوع خطاهای فردی شناسایی و رفع شود. وقتی همه چیز بررسی می شود، می توانید با خیال راحت دکمه "ادغام" را فشار دهید. اگر ادغام از طریق ایمیل انجام شود، از شما خواسته می شود که برنامه ایمیل را نصب کنید (اگر آن را نصب نکنید).

در صورت بروز یک خطا در طی فرآیند ادغام، این نشان دهنده یک فیلد اشتباه مشخص شده در سند خارجی است یا داده های مورد استفاده در فرمت پشتیبانی نشده ارائه شده است. بنابراین، این روش باید دوباره بررسی شود.

به طور کلی، اکسل (کار با جداول محوری که در آن ما در حال بررسی است) اجازه می دهد تا نه تنها انجام تجزیه و تحلیل نسبتا پیچیده از قدرت خرید، بلکه ایجاد پیش بینی بر اساس آنها.